Słowniczek pojęć archiwizacyjnych

AKTA (tylko w l.m.) dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE (dawniej składnica akt) - komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum.

BRAKOWANIE (szkartowanie) 1. dawniej typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie; 2. obecnie terminem brakowanie określa się wydzielanie materiałów archiwalnych. Depozyt archiwalny

INSTRUKCJA KANCELARYJNA - przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z aktami do momentu przekazania ich do archiwum.

INWENTARYZACJA ARCHIWALNA - jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego.

JEDNOSTKA ARCHIWALNA - odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

KWERENDA ARCHIWALNA - poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.

KATEGORIE ARCHIWALNE - kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc.

MATERIAŁY ARCHIWALNE - wszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące sie do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Por. archiwalia

METR BIEŻĄCY AKT - jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.

NARASTAJĄCY ZASÓB ARCHIWALNY - materiały archiwalne wytwarzane i gromadzone w wyniku aktualnej działalności twórców zespołów.

PORZĄDKOWANIE ZESPOŁU (ZBIORU) ARCHIWALNEGO - nadawanie prawidłowego układu materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) w oparciu o ustalenia metodyki archiwalnej. Na porządkowanie składają się zazwyczaj: segregacja, klasyfikacja, brakowanie i systematyzacja. Por. opracowywanie zespołu archiwalnego.

SCALANIE ARCHIWALNE - łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. Por. inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna.

SKONTRUM (SCONTRUM) ZASOBU ARCHIWALNEGO - kontrola stanu liczbowego zasobu archiwum przez porównanie jego stanu z odpowiednimi zapisami we właściwych pomocach ewidencyjnych.

SKONTRUM DOKUMENTACJI - polega na porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

SKOROWIDZ ARCHIWALNY - pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.

SPIS AKT (materiałów archiwalnych) - spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.

SYSTEM KANCELARYJNY - sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w toku bieżącej działalności twórcy zespołu. Por. też: kancelaria.

TWÓRCA ZESPOŁU - jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół dokumentacyjny, zespół archiwalny.

TYTUŁ JEDNOSTKI ARCHIWALNEJ (INWENTARZOWEJ) - wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową, a także rodzaj materiałów danej jednostki.

UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH - organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.

WYDZIELANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH - 1. wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego; 2. wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie.

ZBIÓR ARCHIWALNY - dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.