+48 22 765 64 66

PROFESJONALNA ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Profesjonalna archiwizacja dokumentacji redukuje koszty obsługi firmowego archiwum nawet o 30%

Co robimy

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

  • pojedyncze dokumenty papierowe
  • segregatory
  • akta osobowe
  • teczki
  • rysunki techniczne

Nasz doświadczony zespół archiwistów profesjonalnie zaopiekuje się dokumentacją:

  • księgową
  • podatkową
  • płacowo-kadrową
  • medyczną
  • a także każdą inną przekazaną do archiwum

Zapewniamy kompleksową ewidencję przechowywanej dokumentacji oraz prosty system jej udostępniania.

Przebieg Procesu

NISZCZENIE DOKUMENTÓW

Dostawa pudeł archiwizacyjnych

Pakowanie dokumentów
w kartony archiwizacyjne
w siedzibie firmy
i transport samochodem
z GPS do archiwum

Odbiór i ewidencja

Wystawienie protokołu
przekazania dokumentów,
sporządzenie ewidencji
odebranej dokumentacji
i oznaczenie pudeł
specjalnymi barkodami

Przechowywanie oraz udostępnianie

Umieszczenie dokumentów
w bezpiecznym archiwum.
Udostępnienie akt w archiwum,
skanowanie na żądanie lub
dowóz oryginałów do firmy

Brakowanie i niszczenie

Przechowywanie
dokumentów przez
zgodny z prawem okres,
a po jego upływie
brakowanie i bezpieczne
niszczenie dokumentów

Raportowanie

Przekazanie
stosownych raportów
o zasobie archiwalnym
oraz wykonywanych
na nim operacjach
zleconych przez klienta

KORZYŚCI

  • Optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej dzięki odzyskaniu miejsca zajmowanego dotychczas przez firmową dokumentację
  • Obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem archiwum oraz zamiana kosztów stałych na zmienne
  • Uniezależnienie się od pracownika obsługującego firmowe archiwum, który jako jedyny posiadał do niego dostęp i znał jego zawartość
  • Zmniejszenie ryzyka zagubienia lub ulraty dokumentów poprzez ograniczenie dostępu osób nieuprawnionych
  • Szybkie udostępnianie potrzebnych dokumentów dzięki usłudze skanowania na żądanie lub możliwości wypożyczenia oryginału
  • Spełnienie wszystkich wymogów prawnych związanych z profesjonalnym zabezpieczeniem dokumentów

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Archiwizacja danych to rozwiązanie, które pozwala odzyskać kontrolę nad firmowymi dokumentami, a także ograniczyć iłość przechowywanych pudeł archiwizacyjnych, przez precyzyjne wskazanie dokumentów, których okresy przechowywania już minęły. Jeśli pracownicy mają problem ze znalezieniem potrzebnych dokumentów, przez co pogarsza się jakość obsługi klientów, a Ty masz poczucie, że archiwum rozrasta się bez jakiejkolwiek kontroli, wybierz usługę archiwizacji. W jej ramach:

  • uporządkujemy firmową dokumentację
  • oznaczymy akta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
  • opracujemy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz instrukcję kancelaryjną i archiwalną

Przyporządkowując dokumenty do archiwalnej kategorii A, niearchiwalnych kategorii B (B50-B5, BE, BC), wydzielając dokumentację techniczną i kadrową, wprowadzimy przejrzystość, która zagości w twoim archiwum na stałe. Nie tylko ułatwisz sobie w ten sposób pracę, podniesiesz jakość obsługi, ale i w odpowiedni sposób zabezpieczysz dokumentację.

NISZCZENIE DOKUMENTÓW W SYSTEMIE POJEMNIKOWYM

Przebieg Procesu

Dokumenty, które odbieramy od Ciebie, przewożone są w specjalnych zanonimizowanych pojemnikach. Pojemniki mają jedynie logo Rhenus Data Office, indywidualny numer i naklejony barkod. Do każdego pojemnika dołączony jest klucz, który w momencie odbioru dokumentów przez kierowcę-konwojenta zatrzaskiwany jest w środku pojemnika. Transport do instalacji niszczącej realizowany jest własną flotą samochodów ciężarowych monitorowanych systemem GPS.

Segregowanie i kwalifikacja akt

Posegregowanie akt
w zespoły i komórki
organizacyjne,
zakwalifikowanie ich do
odpowiedniej kategorii
kat. A lub kat. B

Porządkowanie dokumentów

Chronologiczne
i tematyczne
uformowanie akt
oraz ich klasyfikacja
w układzie rzeczowym

Oznaczenie akt

Umieszczenie nazwy
instytucji i komórki,
znaku i tytułu akt lub ich
odtworzenie z teczek
zgodnie z zawartością
aktową

Ewidencja i spakowanie

Nadanie okresów
przechowywania
dokumentom,
spakowanie w pudła
archiwizacyjne oraz
sporządzenie papierowej
i elektronicznej ewidencji
akt

Brakowanie i niszczenie

Wydzielenie akt kat. B,
których okres
przechowywania minął
i bezpieczne niszczenie
wybrakowanych
dokumentów zgodnie
z normą ISO 21964

KORZYŚCI

  • Pełna ewidencja dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej, która umożliwia wygodne i wydajne zarządzanie archiwum
  • Uporządkowane dokumenty są łatwe w odnalezieniu, a pracownicy nie tracą czasu na wyszukanie właściwego dokumentu
  • Usystematyzowane dokumenty zajmują mniej miejsca na półkach, archiwum ma estetyczny wygląd i większą funkcjonalność
  • Spełnienie wymogów RODO związanych z koniecznością niszczenia dokumentów, których okres przechowywania minął

PRZECHOWYWANIE NOŚNIKÓW ELEKTRONICZNYCH

Archiwum elektroniczne to alternatywa dla tradycyjnego magazynowania dokumentów. Oczywiście wiele z nich nadal trzeba przechowywać w oryginale, jednak znaczną część można zdigitalizować, a nowe dokumenty przechowywać jedynie w formie elektronicznej.

Rhenus Data Office oferuje usługi zarówno w zakresie digitalizacji dokumentacji firmowej i tworzenia bezpiecznego e-archiwum, jak również w dziedzinie przechowywania danych elektronicznych zapisanych na różnego rodzaju cyfrowych nośnikach takich jak taśmy back-up czy dyski (m. in. DDS/DAT, DLT, LTO, MOD, WORM, CD, DVD, HDD).

Przebieg Procesu

Mobilne niszczenie dokumentów

Pakowanie i transport

Spakowanie cyfrowych
nośników danych
w bezpieczną walizkę
ochronną (safe case
box) i transport
samochodem z GPS
do archiwum

Odbiór i ewidencja

Sporządzenie protokołu
odbioru cyfrowych
nośników danych, ich
ewidencja i oznaczenie
specjalnymi barkodami

Przechowywanie i udostępnianie

Umieszczenie
cyfrowych nośników
danych w bezpiecznych
szafach, udostępnianie
na życzenie w archiwum
lub dostarczenie do
siedziby firmy

Brakowanie i niszczenie

Przechowywanie przez
zgodny z prawem okres,
a po jego upływie brakowanie
i bezpieczne niszczenie
cyfrowych nośników
danych

Raportowanie

Przekazanie raportów
o przechowywanych
cyfrowych nośnikach
danych oraz
wykonanych na nich
operacjach zleconych
przez klienta

KORZYŚCI

  • Bezpieczne przechowywanie danych poza siedzibą firmy – back-up danych na zewnątrz
  • Stworzenie e-archiwum zapewniającego scentralizowany dostęp do wszelkiego rodzaju danych z każdego miejsca na świecie
  • Ograniczenie przestrzeni potrzebnej do przechowywania dokumentacji w formie papierowej
  • Certyfikowane procesy przechowywania zapewniające ochronę przed niewłaściwym przechowywaniem, nieuprawnionym dostępem, utratą lub kradzieżą danych
  • Przechowywanie zgodne z RODO oraz innymi regulacjami właściwymi dla danego rodzaju nośników danych

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Usługa przechowywania dokumentów adresowana jest zarówno do firm, które aktywnie pracują na swojej dokumentacji, jak i firm będących w upadłości, zamykających działalność, zobowiązanych jednak do przechowywania dokumentacji przez ustawowo określony czas. W archiwum Rhenus Data Office Polska można przechowywać m.in:

  • pojedyncze dokumenty papierowe
  • segregatory
  • akta osobowe
  • teczki
  • rysunki techniczne

Nasz doświadczony zespół archiwistów profesjonalnie zaopiekuje się dokumentacją:

  • księgową
  • podatkową
  • płacowo-kadrową
  • medyczną
  • a także każdą inną przekazaną do archiwum

Zapewniamy kompleksową ewidencję przechowywanej dokumentacji oraz prosty system jej udostępniania.

Przebieg Procesu

NISZCZENIE DOKUMENTÓW

Dostawa pudeł archiwizacyjnych

Pakowanie dokumentów
w kartony archiwizacyjne
w siedzibie firmy
i transport samochodem
z GPS do archiwum

Odbiór i ewidencja

Wystawienie protokołu
przekazania dokumentów,
sporządzenie ewidencji
odebranej dokumentacji
i oznaczenie pudeł
specjalnymi barkodami

Przechowywanie oraz udostępnianie

Umieszczenie dokumentów
w bezpiecznym archiwum.
Udostępnienie akt w archiwum,
skanowanie na żądanie lub
dowóz oryginałów do firmy

Brakowanie i niszczenie

Przechowywanie
dokumentów przez
zgodny z prawem okres,
a po jego upływie
brakowanie i bezpieczne
niszczenie dokumentów

Raportowanie

Przekazanie
stosownych raportów
o zasobie archiwalnym
oraz wykonywanych
na nim operacjach
zleconych przez klienta

KORZYŚCI

  • Optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej dzięki odzyskaniu miejsca zajmowanego dotychczas przez firmową dokumentację
  • Obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem archiwum oraz zamiana kosztów stałych na zmienne
  • Uniezależnienie się od pracownika obsługującego firmowe archiwum, który jako jedyny posiadał do niego dostęp i znał jego zawartość
  • Zmniejszenie ryzyka zagubienia lub ulraty dokumentów poprzez ograniczenie dostępu osób nieuprawnionych
  • Szybkie udostępnianie potrzebnych dokumentów dzięki usłudze skanowania na żądanie lub możliwości wypożyczenia oryginału
  • Spełnienie wszystkich wymogów prawnych związanych z profesjonalnym zabezpieczeniem dokumentów

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Archiwizacja danych to rozwiązanie, które pozwala odzyskać kontrolę nad firmowymi dokumentami, a także ograniczyć iłość przechowywanych pudeł archiwizacyjnych, przez precyzyjne wskazanie dokumentów, których okresy przechowywania już minęły. Jeśli pracownicy mają problem ze znalezieniem potrzebnych dokumentów, przez co pogarsza się jakość obsługi klientów, a Ty masz poczucie, że archiwum rozrasta się bez jakiejkolwiek kontroli, wybierz usługę archiwizacji. W jej ramach:

  • uporządkujemy firmową dokumentację
  • oznaczymy akta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
  • opracujemy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz instrukcję kancelaryjną i archiwalną

Przyporządkowując dokumenty do archiwalnej kategorii A, niearchiwalnych kategorii B (B50-B5, BE, BC), wydzielając dokumentację techniczną i kadrową, wprowadzimy przejrzystość, która zagości w twoim archiwum na stałe. Nie tylko ułatwisz sobie w ten sposób pracę, podniesiesz jakość obsługi, ale i w odpowiedni sposób zabezpieczysz dokumentację.

NISZCZENIE DOKUMENTÓW W SYSTEMIE POJEMNIKOWYM

Przebieg Procesu

Segregowanie i kwalifikacja akt

Posegregowanie akt
w zespoły i komórki
organizacyjne,
zakwalifikowanie ich do
odpowiedniej kategorii
kat. A lub kat. B

Porządkowanie dokumentów

Chronologiczne
i tematyczne
uformowanie akt
oraz ich klasyfikacja
w układzie rzeczowym

Oznaczenie akt

Umieszczenie nazwy
instytucji i komórki,
znaku i tytułu akt lub ich
odtworzenie z teczek
zgodnie z zawartością
aktową

Ewidencja i spakowanie

Nadanie okresów
przechowywania
dokumentom,
spakowanie w pudła
archiwizacyjne oraz
sporządzenie papierowej
i elektronicznej ewidencji
akt

Brakowanie i niszczenie

Wydzielenie akt kat. B,
których okres
przechowywania minął
i bezpieczne niszczenie
wybrakowanych
dokumentów zgodnie
z normą ISO 21964

KORZYŚCI

  • Pełna ewidencja dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej, która umożliwia wygodne i wydajne zarządzanie archiwum
  • Uporządkowane dokumenty są łatwe w odnalezieniu, a pracownicy nie tracą czasu na wyszukanie właściwego dokumentu
  • Usystematyzowane dokumenty zajmują mniej miejsca na półkach, archiwum ma estetyczny wygląd i większą funkcjonalność
  • Spełnienie wymogów RODO związanych z koniecznością niszczenia dokumentów, których okres przechowywania minął

PRZECHOWYWANIE NOŚNIKÓW ELEKTRONICZNYCH

Archiwum elektroniczne to alternatywa dla tradycyjnego magazynowania dokumentów. Oczywiście wiele z nich nadal trzeba przechowywać w oryginale, jednak znaczną część można zdigitalizować, a nowe dokumenty przechowywać jedynie w formie elektronicznej.

Rhenus Data Office oferuje usługi zarówno w zakresie digitalizacji dokumentacji firmowej i tworzenia bezpiecznego e-archiwum, jak również w dziedzinie przechowywania danych elektronicznych zapisanych na różnego rodzaju cyfrowych nośnikach takich jak taśmy back-up czy dyski (m. in. DDS/DAT, DLT, LTO, MOD, WORM, CD, DVD, HDD).

Przebieg Procesu

Mobilne niszczenie dokumentów

Pakowanie i transport

Spakowanie cyfrowych
nośników danych
w bezpieczną walizkę
ochronną (safe case
box) i transport
samochodem z GPS
do archiwum

Odbiór i ewidencja

Sporządzenie protokołu
odbioru cyfrowych
nośników danych, ich
ewidencja i oznaczenie
specjalnymi barkodami

Przechowywanie i udostępnianie

Umieszczenie
cyfrowych nośników
danych w bezpiecznych
szafach, udostępnianie
na życzenie w archiwum
lub dostarczenie do
siedziby firmy

Brakowanie i niszczenie

Przechowywanie przez
zgodny z prawem okres,
a po jego upływie brakowanie
i bezpieczne niszczenie
cyfrowych nośników
danych

Raportowanie

Przekazanie raportów
o przechowywanych
cyfrowych nośnikach
danych oraz
wykonanych na nich
operacjach zleconych
przez klienta

KORZYŚCI

  • Bezpieczne przechowywanie danych poza siedzibą firmy – back-up danych na zewnątrz
  • Stworzenie e-archiwum zapewniającego scentralizowany dostęp do wszelkiego rodzaju danych z każdego miejsca na świecie
  • Ograniczenie przestrzeni potrzebnej do przechowywania dokumentacji w formie papierowej
  • Certyfikowane procesy przechowywania zapewniające ochronę przed niewłaściwym przechowywaniem, nieuprawnionym dostępem, utratą lub kradzieżą danych
  • Przechowywanie zgodne z RODO oraz innymi regulacjami właściwymi dla danego rodzaju nośników danych

Dlaczego my

Nasi doświadczeni eksperci w dziedzinie archiwizacji dokumentów pomogą dobrać najlepsze rozwiązanie, dostosowane do potrzeb Twojej dokumentacji.

  • Doświadczenie
  • Bezpieczeństwo
  • KOMPLEKSOWA USŁUGA
ZAMÓW WYCENĘ

Działamy na polskim rynku ponad 20 lat

Rhenus Data Office Polska świadczy usługi dla klientów z całego kraju. Nasze archiwa i niszczarnie zlokalizowane są w 8 miastach Polski. Gwarantujemy Ci bezpieczeństwo, wygodę i oszczędności nawet do 30% kosztów obsługi przechowywanych dokumentów i elektronicznych nośników danych.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD

NASZE ARCHIWA ZAPEWNIAJĄ MAKSYMALNE BEZPIECZEŃSTWO

Wyposażone są w instalacje przeciwpożarowe, przeciwwłamaniowe, kontrolę dostępu, wideo-monitoring archiwum, ochronę fizyczną 24/7 i monitoring optymalnej atmosfery dla przechowywania akt w archiwum. Platforma online z autoryzacją dostępu chroni przed nieuprawnionym dostępem do zasobów archiwum i zmianami historii wypożyczeń.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD

RHENUS DATA OFFICE POLSKA ŚWIADCZY KOMPLEKSOWE USŁUGI W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA CYKLEM ŻYCIA DOKUMENTÓW

Przy odbiorze dokumentów do przechowywania możemy dla ciebie wykonać ich porządkowanie, zweryfikować daty ważności, a przeterminowane dokumenty profesjonalnie zniszczyć.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD
Doświadczenie
Działamy na polskim rynku ponad 20 lat

Działamy na polskim rynku ponad 20 lat

Rhenus Data Office Polska świadczy usługi dla klientów z całej Polski. Nasze archiwa i niszczarnie zlokalizowane są w 8 miastach. Gwarantujemy Ci bezpieczeństwo, wygodę i oszczędności nawet do 30% kosztów obsługi przechowywanych dokumentów i elektronicznych nośników danych.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD
Bezpieczeństwo
TWOJE DOKUMENTY TO DLA NAS PRIORYTET

NASZE ARCHIWA ZAPEWNIAJĄ MAKSYMALNE BEZPIECZEŃSTWO

Wyposażone są w instalacje przeciwpożarowe, przeciwwłamaniowe, kontrolę dostępu, wideo-monitoring archiwum, ochronę fizyczną 24/7 i monitoring optymalnej atmosfery dla przechowywania akt w archiwum. Platforma online z autoryzacją dostępu chroni przed nieuprawnionymi dostępem do zasobów archiwum i zmianami historii wypożyczeń.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD
KOMPLEKSOWA USŁUGA
PRACUJEMY W OPARCIU O NAJWYŻSZE STANDARDY

RHENUS DATA OFFICE POLSKA ŚWIADCZY KOMPLEKSOWE USŁUGI W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA CYKLEM ŻYCIA DOKUMENTÓW

Przy odbiorze dokumentów do przechowywania możemy dla ciebie wykonać ich porządkowanie, zweryfikować daty ważności, a przeterminowane dokumenty profesjonalnie zniszczyć.

ISO 9001 Rodo Ready DNV GL STANDARD

Kim jesteśmy

Poradnik

DOKUMENTY ZAWSZE POD RĘKĄ

Dołącz do grona klientów Rhenus Data Office Polska. Zapewniamy bezpieczeństwo i ochronę danych. Stawiamy na najwyższe standardy jakości.

Zapomnij o zapełnionych dokumentami magazynach, zagubionych teczkach i frustracji pracowników, którzy mają problem z dostępem do dokumentów. Wspólnie z nami stwórz nowoczesne, efektywnie działające archiwum, w którym wszystko masz pod ręką, mimo że dokumenty znajdują się u partnera zewnętrznego.

Administratorem danych osobowych jest firma Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie. Dane będą przetwarzane przez Administratora... [Rozwiń]